Comment créer un rendez-vous ou un atelier collectif ?

Vous pouvez planifier un rendez-vous individuel avec un talent, ou un atelier collectif avec plusieurs talents ou groupes de talents. Les invités reçoivent une invitation par e-mail, et le rendez-vous apparaît « En attente » dans leur agenda jusqu'à leur réponse.

Étapes

1. Ouvrez « Agenda » dans le menu de gauche, ou l'onglet « Agenda » de la fiche d'un talent, puis cliquez sur « Ajouter un rendez-vous ».
2. Dans la fenêtre « Création d'un rendez-vous », choisissez « Rendez-vous individuel » ou « Atelier collectif ». Depuis la fiche d'un talent, seul le rendez-vous individuel est proposé, avec ce talent déjà sélectionné.
3. Renseignez le « Titre du rendez-vous », la « Date », puis les heures « De » et « A ». La durée se calcule seule. Le « Fuseau horaire » est celui de votre ordinateur, et vous pouvez le changer.
4. Dans « Consultant(s) », vous êtes déjà sélectionné. Vous pouvez ajouter des collègues : le premier consultant de la liste est l'organisateur.
5. Choisissez l'invité dans « Talent » (un seul), ou les invités dans « Talents » pour un atelier (plusieurs talents et groupes de talents).
6. Pour un atelier, indiquez le « Nombre de participants » : 10 par défaut, 0 ou vide pour des places illimitées.
7. Dans « Outils visio », choisissez « Outil de visio favori », « Lien de visio personnalisé » (collez alors le lien dans « Lien »), « Visio MyTalents » (rendez-vous individuels seulement), « Téléphone » ou « Aucun ». Pour un rendez-vous en présentiel, renseignez « Adresse ».
8. Ajoutez si besoin une « Description », visible par les invités, et une « Note privée », visible des seuls consultants.
9. Cliquez sur « Créer ». Le message « Le rendez-vous a été créé avec succès » s'affiche et le rendez-vous apparaît dans votre agenda.

Cas particuliers

• Le bouton « Créer » reste grisé tant que le titre, la date, les horaires et au moins un invité ne sont pas renseignés.
• Si vous invitez plus de personnes qu'il n'y a de places, un avertissement s'affiche sans vous bloquer : seuls les premiers à confirmer seront retenus.
• « Outil de visio favori » n'apparaît que si vous avez synchronisé votre agenda et choisi un outil de visioconférence dans votre « Profil ». Sinon, un message sous la liste vous l'indique.
• Si vous êtes manager, vous créez un rendez-vous depuis l'onglet « Agenda » de la fiche d'un talent.

Bon à savoir

• L'émargement est activé automatiquement pour chaque rendez-vous : il n'y a rien à cocher.
• Il n'y a pas de rappel automatique à paramétrer.
• Votre talent ne peut pas créer de rendez-vous lui-même, et il ne voit le bouton pour rejoindre la visio qu'après avoir confirmé sa présence.

Pour utiliser votre propre outil de visioconférence, voir : Puis-je utiliser Google Meet, Teams ou Zoom pour mes rendez-vous ?

Pour faire signer la présence des participants, voir : Peut-on faire signer des documents ?